Gerenciamento de O.S.

Seja bem vindo ao passo a passo para incluir Ordens de Serviço em seu Vixen Ótica Web! São muitos recursos essenciais para sua ótica, como lançamento dos dados de seu cliente, informações de dioptria com todas as medições necessárias, registro da armação e também acessórios e serviços.

Para começar, siga para Venda > Gerenciamento de OS:

Campos

Número de OS (Ordem de Serviço): É o identificador único atribuído a uma ordem de serviço;

Data da OS (Ordem de Serviço): Data em que a ordem de serviço foi criada;

Previsão de Entrega e Data de entrega: para visualizar ambas datas, basta passar o mouse em cima do calendário.

Cliente: Refere-se à pessoa física ou jurídica que solicitou a OS.

Vendedor: Vendedor da OS;

Tipo: Tipo da OS, se é normal, de garantia, urgência, entre outros.

Valor Total: Valor total da OS;

Valor Pendente: Valor pendente para o recebimento total da OS;

Faturamento Fiscal: Refere-se ao documento fiscal emitido para a OS;

Ações

Nas ações da Ordem de Serviço, você tem as seguintes possibilidades:

Editar O.S: Para editar O.S’s que já  foram lançadas e que não tenham sido concluídas.

Cancelar: Para cancelar a O.S.

Imprimir: Para imprimir as vias da O.S (loja, cliente e laboratório) além da Danfe NFC-e. É possível imprimir 2 formatos, em impressora térmica com layout reduzido e no layout A4, para lojas que possuem impressoras A4 e folha de sulfite.

Faturamento O.S: Para transmitir a O.S já concluída para a Sefaz.

Alterar Status: Para alterar o status da cada O.S, passando pelas fases de aberta, envio para laboratório, pronta p/ retirar e entregue.

Incluir O.S em garantia: Para abrir uma nova O.S, mas de garantia para qualquer item da compra, armações, lentes e acessórios.

Editar Prescrição com status EM ABERTO: Enquanto a Ordem de Serviço estiver no status “ABERTO” é possível realizar alterações, inclusive após o pagamento realizado. Se o lojista identificar algum erro na digitação da prescrição médica, pode editar a aba de prescrição médica, garantindo que os dados estejam corretos antes de enviar para o laboratório.

Não é possível Cancelar Prescrição com status ENVIADO PARA LABORATÓRIO e remover a prescrição.

É possível definir os grupos de usuários autorizados a alterar o status da receita/prescrição para “Enviado ao Laboratório”. Isso te ajuda na checagem correta da receita, evitando assim envia-la com dados de prescrição incorretos.

Em um cenário de emissão de Nota Fiscal (NFC-e, CF-e, NF-e, etc) o cliente da O.S será identificado automaticamente na nota, mas é possível alterá-lo.

Imprimir através de Celular ou Tablet: para clientes que usam o sistema em celular e ou tablet, ao tentar visualizar o PDF de algum documento, pode apresentar a mensagem de que o navegador não tem suporte para visualizar PDF. Para ter acesso ao documento, basta baixar o PDF e salvar no aparelho ou enviar por WhatsApp direto para o cliente.

Filtros

Veja todas as possibilidade de filtros que você pode ter com o Vixen Ótica Web:

Nova O.S.

Use a função de “Nova O.S.“ no canto superior direito para incluir uma nova ordem de serviço:

Passo 1 - Dados da OS

Preencha as informações básicas da Ordem de serviço, como:

Cliente*: Pesquise pelo nome do cliente cadastrado em seu sistema ou clique no sinal de + para cadastrar um novo cliente;

Tipo*: Cadastre os tipos de ordem de serviço em sistema, e liste aqui. Opções como: Normal, Reparo, Urgente são algumas possibilidades;

Vendedor*: Cadastre os vendedores de sua loja, e liste-os aqui;

Número Controle Interno: Caso tenha algum número interno para controle, números gerados em outro sistema no passado, é possível preencher aqui;

Observação: Observações gerais sobre a Ordem de Serviço.

Os campos sinalizados com * são campos obrigatórios.

É possível cadastrar um novo cliente por esta tela, clicando no ícone de “+” no campo Cliente.

Ações

Imprimir: Função para fazer a impressão das vias da OS.

Desconto: Função para aplicar descontos na OS;

Acréscimo: Função para aplicar acréscimos na OS.

Passo 2 - Prescrição

Clique em “Salvar e Continuar“, e siga para a guia de “Prescrição“.

Ao clicar em “Nova Prescrição“, você será direcionado para incluir as informações da prescrição.

Passo 2.1 - Dados

Por padrão o campo “Montagem da Lente” irá selecionar a opção “Laboratório”.

Passo 2.2 - Dioptria

Por padrão a opção “Lente do Cliente” virá marcada, mas ao adicionar um produto Lente ela será desmarcada automaticamente.

É possível copiar a mensagem do Pupilômetro Online, clicando na opção “Copiar Mensagem”. É importante destacar que para utilizar o Pupilômetro Online é necessário contratá-lo com nosso Comercial.

Passo 2.3 - Armação

Por padrão a opção “Armação do Cliente” virá marcada, mas ao adicionar um produto Armação ela será desmarcada automaticamente.

A aba de Integração com o Laboratório, é usado apenas para quando existe uma integração com o sistema de laboratório configurado.

Saiba mais sobre o recurso de Integração com Laboratório AQUI!

Passo 2.4 - Serviços/Acessórios

Lançando Segundo Par Grátis

Ao abrir uma Ordem de Serviço, na aba “Prescrições“, é possível visualizar as seguintes ações.

Editar - Para abrir a edição da prescrição, Remover - para remover a prescrição desta ordem de serviço e Segundo Par, para incluir uma cópia da prescrição original.

Ao usar a opção, basta confirmar as informações do segundo par, e confirmar a data de previsão de entrega. Feito isso, basta clicar em “Salvar“.

Abaixo é possível ver as duas prescrições na mesma ordem de serviço.

Passo 3 - Itens Avulsos

Aqui são listados todos os itens das prescrições lançadas nesta ordem de serviço:

Permite editar o produto lançado, como por exemplo o valor de venda. Detalhe, só é possível editar quando se tratar de item avulso ou seja, que não tenha sido lançado a partir de uma prescrição.

Permite aplicar desconto direto no item.

Permite acrescentar um valor direto no item.

Permite remover o item, contanto que não tenha sido lançado a partir de uma prescrição.

Informações:

• Nro Prescrição;

• Produto;

• Brinde;

• Quantidade;

• Tabela de Preço;

• Vl. Item;

• Desconto;

• Acréscimo;

• Desconto Rateado;

• Acréscimo Rateado;

• Desconto promocional;

• Vl. Total;

• Ações.

Novo Item Avulso

Após finalizar os dados da(s) prescrição(ões), volte a tela anterior. Aqui você tem a possibilidade de incluir itens avulsos na Ordem de Serviço.

Marque como BRINDE caso queira lançar um item sem cobrar de seu cliente.

Passo 4 - Pagamentos

Ao clicar no botão de “Novo pagamento“, é possível selecionar as formas de pagamento, e o valor a ser cobrado. Coloque mais de uma forma de pagamento se assim desejar.

Caso precise incluir algum desconto nos valore, é possível fazê-lo no processo de faturamento da Ordem de Serviço.

Permissões

A partir da opção de permissões no Grupo de usuários, é possível ter um controle de permissões detalhado, e definir se este grupo pode ou não realizar as seguintes ações:

• Incluir Ordem Serviço por Orçamento

• Imprimir Crediário

• Desconto na Ordem de Serviço

• Consultar Status de Ordem de Serviço

• Consultar pagamentos na Ordem de Serviço

• Consultar Ordem de Serviço

• Consultar itens de Ordem de Serviço

• Consultar Detalhes Ordem de Serviço

• Cadastrar pagamentos na Ordem de Serviço

• Cadastrar Ordem de Serviço de Garantia

• Cadastrar Ordem de Serviço

• Cadastrar itens de Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar pagamento de Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar itens de Ordem de Serviço

• Alterar a tabela de preço na Ordem de Serviço

• Acréscimo na Ordem de Serviço