Gerenciamento de O.S.

Seja bem vindo ao passo a passo para incluir Ordens de Serviço em seu Vixen Ótica Web! São muitos recursos essenciais para sua ótica, como lançamento dos dados de seu cliente, informações de dioptria com todas as medições necessárias, registro da armação e também acessórios e serviços.

Para começar, siga para Venda > Gerenciamento de OS;

Campos

Número de OS (Ordem de Serviço): É o identificador único atribuído a uma ordem de serviço;

Data da OS (Ordem de Serviço): Data em que a ordem de serviço foi criada;

Previsão de Entrega: Indica a data estimada para a conclusão ou entrega da OS;

Data de Entrega: Data em que a OS foi entregue;

Cliente: Refere-se à pessoa física ou jurídica que solicitou a OS.

Vendedor: Vendedor da OS;

Tipo: Tipo da OS;

Valor Total: Valor total da OS;

Valor Pendente: Valor pendente para o recebimento total da OS;

Status: Indica o estado atual da ordem de serviço;

Doc Fiscal (Documento Fiscal): Refere-se ao documento fiscal emitido para a OS;

Status: Status da OS (Em aberto ou Entregue)

Ações

Nas ações da Ordem de Serviço, você tem as seguintes possibilidades:

Editar O.S: Para editar O.S’s que já  foram lançadas e que não tenham sido concluídas.

Cancelar: Para cancelar a O.S.

Imprimir: Para imprimir as vias da O.S (loja, cliente e laboratório) além da Danfe NFC-e.

Faturamento O.S: Para transmitir a O.S já concluída para a Sefaz.

Alterar Status: Para alterar o status da cada O.S, passando pelas fases de aberta, envio para laboratório, pronta p/ retirar e entregue.

Incluir O.S em garantia: Para abrir uma nova O.S, mas de garantia.

É possível definir os grupos de usuários autorizados a alterar o status da receita/prescrição para “Enviado ao Laboratório”. Isso te ajuda na checagem correta da receita, evitando assim envia-la com dados de prescrição incorretos.

Filtros

Veja todas as possibilidade de filtros que você pode ter com o Vixen Ótica Web.

Nova O.S.

Use a função de “Nova O.S.“ no canto superior direito para incluir uma nova ordem de serviço.

Passo 1 - Dados da OS

Preencha as informações básicas da Ordem de serviço, como:

Cliente*: Pesquise pelo nome do cliente cadastrado em seu sistema;

Tipo*: Cadastre os tipos de ordem de serviço em sistema, e liste aqui. Opções como: Normal, Reparo, Urgente são algumas possibilidades;

Vendedor*: Cadastre os vendedores de sua loja, e liste-os aqui;

Número Controle Interno: Caso tenha algum número interno para controle, números gerados em outro sistema no passado, é possível preencher aqui;

Observação: Observações gerais sobre a Ordem de Serviço.

Os campos sinalizados com * são campos obrigatórios.

É possível cadastrar um novo cliente por esta tela, clicando no ícone de “+” no campo Cliente.

Ações

Imprimir: Função para fazer a impressão das vias da OS.

Desconto: Função para aplicar descontos na OS;

Acréscimo: Função para aplicar acréscimos na OS.

Passo 2 - Prescrição

Clique em “Salvar e Continuar“, e siga para a guia de “Prescrição“.

Ao clicar em “Nova Prescrição“, você será direcionado para incluir as informações da prescrição.

Passo 2.1 - Dados

Passo 2.2 - Dioptria

Passo 2.3 - Armação

A aba de Integração com o Laboratório, é usado apenas para quando existe uma integração com o sistema de laboratório configurado.

Saiba mais sobre o recurso de Integração com Laboratório AQUI!

Passo 2.4 - Serviços/Acessórios

Lançando Segundo Par Grátis

Ao abrir uma Ordem de Serviço, na aba “Prescrições“, é possível visualizar as seguintes ações.

Editar - Para abrir a edição da prescrição, Remover - para remover a prescrição desta ordem de serviço e Segundo Par, para incluir uma cópia da prescrição original.

Ao usar a opção, basta confirmar as informações do segundo par, e confirmar a data de previsão de entrega. Feito isso, basta clicar em “Salvar“.

Abaixo é possível ver as duas prescrições na mesma ordem de serviço.

Passo 3 - Itens Avulsos

Aqui são listados todos os itens das prescrições lançadas nesta ordem de serviço.

Informações:

• Nro Prescrição;

• Produto;

• Brinde;

• Quantidade;

• Tabela de Preço;

• Vl. Item;

• Desconto;

• Acréscimo;

• Desconto Rateado;

• Acréscimo Rateado;

• Vl. Total;

• Tipo

Novo Item Avulso

Após finalizar os dados da(s) prescrição(ões), volte a tela anterior. Aqui você tem a possibilidade de incluir itens avulsos na Ordem de Serviço.

Marque como BRINDE caso queira lançar um item sem cobrar de seu cliente.

Passo 4 - Pagamentos

Ao clicar no botão de “Novo pagamento“, é possível selecionar as formas de pagamento, e o valor a ser cobrado. Coloque mais de uma forma de pagamento se assim desejar.

Caso precise incluir algum desconto nos valore, é possível fazê-lo no processo de faturamento da Ordem de Serviço.

Permissões

A partir da opção de permissões no Grupo de usuários, é possível ter um controle de permissões detalhado, e definir se este grupo pode ou não realizar as seguintes ações:

• Incluir Ordem Serviço por Orçamento

• Imprimir Crediário

• Desconto na Ordem de Serviço

• Consultar Status de Ordem de Serviço

• Consultar pagamentos na Ordem de Serviço

• Consultar Ordem de Serviço

• Consultar itens de Ordem de Serviço

• Consultar Detalhes Ordem de Serviço

• Cadastrar pagamentos na Ordem de Serviço

• Cadastrar Ordem de Serviço de Garantia

• Cadastrar Ordem de Serviço

• Cadastrar itens de Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar pagamento de Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar Ordem de Serviço

• Ativar/Desativar itens de Ordem de Serviço

• Alterar a tabela de preço na Ordem de Serviço

• Acréscimo na Ordem de Serviço