DICAS DE USO – CONFIGURAÇÕES PARA REALIZAR A IMPORTAÇÃO FINANCEIRA
Essa documentação foi criada com o objetivo de auxiliar os nossos usuários do sistema Vixen PDV, a como realizar as configurações necessárias, antes de realizar a importação financeira dos caixas para o modulo financeiro.
1 – Cadastre as conta(s) que serão utilizadas dentro do sistema, através da tela “Contas correntes” localizada na guia Financeiro ou Cadastros (de acordo com a versão de seu sistema Volpe).
Na tela de “Contas correntes” clique com o botão direito do mouse na grade e escolha a opção Incluir, preencha todos os campos obrigatórios para realizar o cadastro de sua conta.
Obs.: Repita o processo acima, para cadastrar todas as contas que serão utilizadas dentro do sistema, para controlar as movimentações financeiras da loja.
2 – Depois vamos definir o(s) centro(s) de custo que serão utilizados, ele pode ser organizado por empresa, secção, departamento e etc. Faremos isso através da tela “Centros de custos” localizada na guia Financeiro ou Cadastros (de acordo com a versão de seu sistema Volpe).
Por padrão o sistema já vem com alguns centros de custos cadastrados, mas você pode altera-los ou incluir novos registros, deixando tudo da maneira que você achar melhor.
3 – Por fim e não menos importante, devemos cadastrar os segmentos que basicamente representam a classificação da despesa / receita dentro do modulo financeiro. Faremos isso através da tela “Segmentos” localizada na guia Financeiro ou Cadastros (de acordo com a versão do sistema do cliente).
Exemplo de segmentos de receita: receitas em dinheiro, receitas em cartão de credito / debito e etc.
Exemplo de segmentos de despesa: aluguel da loja, taxas do banco, pagamento de funcionários e etc.
Obs.: É importante fragmentar corretamente o cadastro do(s) centro(s) de custo e segmentos, pois esses serão os campos utilizados para realizar o rateio dos valores dentro um registro de contas a receber / pagar. Os relatórios financeiros contêm diferentes tipos de critérios podendo trazer resultados por segmentos ou centro de custo.
4 – Antes de partir para as próximas configurações, é preciso definir primeiro através da tela “Tipos de documentos” o cadastro das formas de pagamento que serão utilizadas no Vixen no momento de finalizar uma venda.
Caso você possua um percentual de tarifa única para todas as vendas realizadas em cartão, você pode utilizar o cadastro padrão do sistema, que já vem com as formas de pagamento: “CARTÃO DEBITO” para registrar as vendas realizadas no debito e “CARTÃO CREDITO” para registrar as vendas realizadas no credito.
Agora se você possui um percentual de tarifa diferente, para cada bandeira dos cartões aceitos em sua loja, é preciso que você desative as formas de pagamento “CARTÃO DEBITO” e “CARTÃO CREDITO” e posteriormente cadastre uma forma de pagamento para controlar as vendas em cada bandeira, como no exemplo abaixo:
5 – Depois de definir os tipos de documentos que serão utilizados em seu sistema, através da tela de “Tarifas de documento”, iremos cadastrar o percentual de dedução para cada forma de pagamento / bandeira.
Com a tela de “Tarifas de documentos” já aberta, clique com o botão direito do mouse na grade e escolha a opção “Incluir”, na tela de inclusão preencha os campos obrigatórios:
Obs.: Note que você pode cadastrar um percentual de tarifa diferente para cada forma de pagamento / quantidade de parcelas.
Repita os procedimentos acima, para cadastrar as regras de tarifa para todos os tipos de documentos que serão utilizados no sistema.
6 – Com todos os cadastros acima já realizados, devemos agora configurar no terminal o “centro de custo” que ele irá utilizar, para isso através da guia Ferramentas localize a opção “Configuração por Terminal”.
Edite o terminal que deseja configurar o centro de custo e posteriormente na aba “Financeiro.” Preencha o campo “Centro de custo”.
6.1 – Caso a loja utilize apenas uma conta corrente para controlar todas as formas de pagamento (dinheiro, cartão de credito / debito, prestações e etc), você deve configurar essa conta, na aba “integ. Finan.” Da tela de “Configuração por Terminal” localizada na guia de Ferramentas. Desse modo é possível configurar no terminal(s) de cada loja a sua respectiva conta corrente.
Obs.: É importante realizar a configuração de uma conta corrente em todos os terminais da loja que realizam a abertura e fechamento de caixa, pois sem essa configuração não será possível importar os movimentos do caixa para o modulo financeiro.
6.2 – Caso a loja utilize uma conta diferente para controlar as formas de pagamento, por exemplo: dinheiro deve ir para conta X, cartões de credito / debito para Y, nessa situação você deve ignorar as configurações do item 2, deixando o campo de conta corrente do terminal em branco, e realizando o preenchimento da conta diretamente em cada documento, através da tela “Tipos de documentos”, localizada na guia de cadastros.
Na tela de “Tipos de documentos” escolha a forma de pagamento que deseja configurar a conta corrente, clique com o botão direito do mouse sobre ela escolhendo a opção “Alterar”.
Na tela que foi aberta navegue até a aba “PDV – Integração financeira”, localize o campo de “Conta corrente”, e preencha ele com a conta na qual deseja que os movimentos dessa forma de pagamento sejam importados para o modulo financeiro.
Obs.: Repita esse mesmo processo para configurar a conta corrente em cada forma de pagamento. A configuração de conta corrente no documento e superior a configuração no terminal, ou seja, somente será considerado a conta do terminal, caso não exista uma conta corrente configurada no tipo de documento que está sendo importado para o modulo financeiro.
7 – Ainda na tela de “Tipos de documentos”, devemos configurar também em cada forma de pagamento um segmento para onde suas movimentações serão importadas.
Escolha a forma de pagamento que deseja configurar o segmento, clique com o botão direito do mouse sobre o registro escolhendo a opção “Alterar”, e na tela que foi aberta navegue até a aba “PDV – Integração financeira”, localize o campo de “Segmento”, e preencha ele com o código do segmento de sua escolha.
Obs.: Casso algum tipo de documento, fique sem a configuração de segmento, as movimentações financeiras realizadas nessa forma de pagamento, serão importadas para o modulo financeiro com o segmento padrão das contas a receber que está configurado na tela de “Configuração Geral” localizada na guia de ferramentas. (Opção: Integração Volpe > Financeiro > Campo: Segmento (Contas a receber).
8 – Além do campo citado acima, na tela de “Configuração geral”, existem mais algumas configurações importantes que devem ser revisadas antes que você comece a realizar a importação de suas movimentações para o modulo financeiro.
Por tanto é importante que você abra a tela de configuração geral, e navegue até a opção Integração Volpe > Financeiro, nessa tela você deve revisar / configurar os segmentos de: contas a receber, contas a pagar e abertura de caixa além de definir através da opção “Operações de caixa que não devem ser importadas” as movimentações de caixa que não devem ser importadas para o modulo financeiro.
Exemplo: “ABE – Fundo de caixa – Abertura”, geralmente esse tipo de movimentação não é importada para o modulo financeiro, pois se refere a um valor que fica diariamente no caixa para troco.
Parabéns, você concluiu as configurações necessárias para o correto funcionamento do seu modulo financeiro, agora você já pode realizar a importação financeira das movimentações de caixa, através da tela de “Conferência de caixa”, para isso siga os passos da documentação:
Para duvidas referente a parte de contratos, previsões, modelos e relatórios financeiros, consulte o manual completo do modulo de cadastro e financeiro através dos links:
Caso tenha alguma dúvida com relação a forma de utilizá-lo, entre em contato com a nossa equipe de suporte técnico, para que possamos auxiliá-lo.